LA BELLEZZA DI FARE IL VERO

Una riunione di verifica è quanto di più bello e più utile si possa fare, nello stesso tempo è una delle cose che dà più ansia e che spesso viene sottovalutata.

Valutare e verificare sono la stessa cosa?

Quando si parla di verifica si entra nel mondo della valutazione. Come ho scritto nel “Manuale dell’imperfetto incontro formativo” sono due termini dal bellissimo significato.

Valutare etimologicamente significa sia dare un valore, quindi attribuire un “livello” a un dato, sia dare valore, cioè rendere migliore. La mia sintesi personale è che valutare significa “dare un valore per dare valore”.

Verificare etimologicamente significa fare il vero. E qui sta una bellezza fantastica. In una riunione di verifica non si dice il vero, si fa il vero. Significa che ci vuole del tempo e un cammino per arrivare a quella chiarezza che ci aiuta a essere tutti protagonisti.

Nel mondo scolastico e universitario, la valutazione è più grande della verifica. Valutazione è il processo, verifica è il compito, il test che serve alla valutazione.

Per me è il contrario. Verificare, fare la verità, è più grande della valutazione, ma non si può verificare senza valutazioni, cioè senza avere dei dati oltre il mio punto di vista.

Perché non ci piace verificare

Spesso il motivo è legato a una cattiva esperienza con le valutazioni scolastiche, ma in generale abbiamo paura della verità perché pensiamo sempre che possa svelare che abbiamo sbagliato o perso.

In realtà l’unico modo per vincere è proprio anche capire quando abbiamo perso. È quando perdiamo che scopriamo che cosa ci manca per vincere, è quando perdiamo che siamo più portati a cercare di capire come funziona il nostro operare e che cosa veramente vogliamo.

Più verifichiamo e più vogliamo verificare, perché viviamo con più serenità lo scoprire che cosa non va. E poi verificare è fare la verità, non trovare l’errore. Dobbiamo metterci in testa che verificare è anche trovare il bello in quello che facciamo.

La riunione di verifica passo dopo passo

Dopo le premesse vediamo come si può impostare una riunione di verifica.

Accendi il RI-CORDO. La prima parte deve far rivivere tutto il periodo che si vuole verificare, sotto diversi aspetti. Se non si dedica un po’ di tempo a questo, il rischio è la banalità degli interventi o l’unicità degli aspetti analizzati. Possiamo usare due tecniche:
Dividete il percorso fatto in periodi e per ogni periodo mostrate foto di alcuni momenti per riecheggiare quanto svolto.
Parole chiave. Al posto di usare i mesi, potete usare delle parole chiave (ad es. Comunicazione, relazione tra operativi, utenti del progetto, ecc.) su cui far vedere quanto emerso.
L’incontro con i DATI. È sempre bene far vedere il collegamento con i dati. Il mio consiglio è di farlo sempre dopo un primo giro di opinioni dei partecipanti. Quali dati? Spesso ci si accorge durante la riunione stessa che non se ne hanno. Ovviamente è un errore. I dati si devono raccogliere prima. Almeno un questionario a fine esperienza, rivolto a tutti i partecipanti è indispensabile.
L’incontro con gli OBIETTIVI. Un altro errore di cui ci si accorge spesso è che non erano stati scritti bene gli obiettivi dell’iniziativa; quindi, ci si ritrova a verificare solo il parametro di come ci siamo sentiti noi. Certo è importante, ma se c’è solo quello il rischio di finire sull’emozionale e sul personale è altissimo. Quindi cosa bisogna fare? Bisogna decidere dove vogliamo andare e decidere anche da che cosa vedremo che siamo arrivati! Vogliamo più partecipanti? Vogliamo aumentare i servizi? Diciamolo. E se vogliamo maggiore qualità? Dobbiamo dire da che cosa lo vedremo e andare a verificare quello.
Rilanciare la PROGETTAZIONE. La verifica serve a fare il vero per migliorarsi. Se alla fine di una riunione di verifica non si raccoglie verso una nuova direzione, non serve a nulla. E se la riprogettazione fosse in una nuova riunione, bisogna chiudere la verifica stilando alcune richieste e alcuni nuovi obiettivi. Quando si farà la riunione di progettazione, si ripartirà da quegli stessi punti.

La riunione di verifica: gli strumenti.

Nelle riunioni di verifica le emozioni fanno brutti scherzi e spesso ci facciamo influenzare troppo vicendevolmente. Il vero è più del percepito, ma per ognuno di noi ciò che è percepito è vero e all’inizio è l’unico vero! Quello che dobbiamo fare è far percepire a ciascuno il percepito degli altri. Più ci aiutiamo ad ascoltarci e più ci aiutiamo a costruire il vero. Per farlo dobbiamo evitare di lasciarci contagiare dalle emozioni e dalla voglia di controbattere subito. La verità si fa a spirale, ci va tempo perché si torna sulle stesse cose ma con una comprensione maggiore.

Ecco perciò alcuni strumenti:

La penna. Far scrivere è fondamentale soprattutto all’inizio. Per esempio, far scrivere su dei post it i punti positivi o negativi. O addirittura gli argomenti stessi da approfondire. Quando si fa scrivere siamo sicuri che ogni persona dà il suo contributo senza farsi coinvolgere troppo dagli altri.
Il cronometro. In certi tipi di riunione non è maleducazione dare un tempo per gli interventi con tanto di timer e suonerie. Vedrete che il più delle volte le persone staranno nei tempi pattuiti senza dover intervenire. Dare un tempo crea il giusto livello di ansia per cui mentalmente ci prepariamo meglio il discorso.
L’elenco. Un aiuto prezioso è dare un elenco di punti a cui rispondere nell’intervento. Si può andare dalla classica triade: “Le cose che sì – le cose che no – le cose che cambierei” a domande più complesse: “Che cosa mi aspettavo all’inizio del progetto? – Che cosa mi ha colpito di più ora che lo vedo finito?”.
Il silenzio. Non fa male nella riunione di verifica alternare qualche momento di silenzio alle tante parole. Può essere fatto prima di una domanda impegnativa o quando si rifà l’elenco delle criticità.
I simboli. I simboli aiutano di più a dire qualcosa. Avete notato come in molti locali si usi il doppio simbolo delle emoji abbinate ai colori del semaforo? Potete usare anche simboli più complessi presi sempre dal mondo delle emoji: un gelato per indicare un qualcosa che ho gustato; una lampadina per un qualcosa che mi ha dato un’idea.
Le carte. Di aiuto ai simboli potete fare delle carte delle cose da analizzare a cui le persone posso apporre i loro simboli.
I sottogruppi. Molto utili in caso di gruppi numerosi e nella fase di riprogettazione, perché rompe lo schema del cerchio o del tavolo in cui si era discusso sul passato.
Un dolcino. La convivialità aiuta sempre. All’inizio aiuta a mettere gli animi ben disposti; alla fine è un premio per il lavoro fatto e ci fa stare nei tempi. Se poi si riesce a fare a tema è anche meglio! Come? Per esempio, facendo dei piatti portata che introducano le parti del tema.

In conclusione

Le riunioni di verifica sono un bel momento creativo e importante. Hanno sempre un doppio effetto: uno immediato che è dato dalla cura del momento stesso. L’altro più profondo, più vero, più forte dalla capacità di riprendere quanto emerso nel momento di riprogettazione. È impareggiabile il sorriso, la soddisfazione di quando si dice: “Allora alla riunione di verifica avevamo detto che…” e alzando lo sguardo vedi le persone che si illuminano perché si sentono capiti, ascoltati, accolti.

Perché il vero o si fa insieme o non è poi così vero.

Gigi Cotichella

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