Nel primo articolo sul Tempo in Azienda abbiamo scoperto come più che di gestione del tempo sarebbe meglio parlare di gestazione. Ora è bene sottolineare che la gestazione non elimina la gestione, anzi.

TRA GESTAZIONE E QUOTIDIANITÀ: L’ORGANIZZAZIONE AL LAVORO

Il prendersi cura del tempo del lavoro come cura di sé implica anche un impegno, una disciplina. Da qui nasce la gestione. Se la gestione non nasce da una visione è solo sforzo, a volte sovrumano, spesso sterile, sempre poco efficace. Sarebbe come avere una bellissima chitarra ma non saperla suonare: stoneremmo.

Quando invece la gestione nasce dalla gestazione, da una visione più grande, allora possiamo usare ogni tecnica o trucco pur di rendere il più efficace possibile (oltre che efficiente) il nostro tempo lavorativo. Ne ho raccolte 5 mettendo insieme un po’ di consigli presi da corsi, da libri e soprattutto dalla vita.

1. DATTI DEGLI OBIETTIVI

Ce lo dicono tutti gli esperti: darsi dei microbiettivi dividendo il tempo in varie unità è uno dei modi migliori per dare il meglio di sé. Il motivo è che altrimenti oltre a distrarci (potrebbe succedere lo stesso) ci deresponsabilizziamo. Se non ci sono obiettivi non sarà mai una vera sconfitta non aver concluso il lavoro. Da chi si organizza per blocchi di ore a chi lo fa a ritmi di mezz’ora, l’importante è farlo. La motivazione è raccolta nella mitica legge di Parkinson che dice: «Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento». Questo significa che più tempo si ha, più si rallenta il ritmo. Lo sanno bene i datori di lavoro che mettono tempi esageratamente corti per risparmiare. Ma questo può portare allo sfruttamento. Quello che invece dico io è che ciascuno di noi deve darsi dei margini di tempo. So per esperienza provata che occupare un posto non lavorando, non impegnandosi porta a imbruttirsi, a diventare ancora più pigri con conseguenze anche salutari.
Darsi degli obiettivi è lanciarsi una sfida, è vivere la dimensione del gioco sul lavoro, è continuamente punzecchiarsi per non dormire sugli allori.

2. SE FINISCI, PREMIATI

Il primo punto ti sembra troppo “pro imprenditore”? Pensi che così ci sia solo stress? Questo è perché non hai organizzato il tempo completamente. Devi organizzare le giornate come le olimpiadi: allenamenti, gare… e feste! È fondamentale mettere nel proprio tempo il tempo sacro dello stacco ma anche della festa. Hai raggiunto un obiettivo? Bene e allora scatta un premio. Quale sia devi deciderlo tu, ma basta che lo decidi. La differenza tra pausa e distrazione negativa è che la prima l’hai decisa tu in preciso spazio, la seconda di solito tende a rubare spazio al tempo del lavoro.

3. DIECI MINUTI ALLA FINE, DIECI MINUTI ALL’INIZIO

Pensi che serva più tempo? Credi che il tuo lavoro sia creativo e artistico e quindi debba essere più libero? Permettimi due contraddizioni. La prima è che la creatività vive di limite, si espande nelle costrizioni. Il foglio bianco spaventa e blocca, la sfida spaventa e stimola. La seconda è che se ritieni di aver bisogno di più tempo, inizia a dartelo. L’importane è che quando chiudi baracca e burattini fai la programmazione del giorno dopo. E il giorno dopo inizi dedicando i primi dieci minuti a vedere bene la rotta prima di salpare per la tua giornata di lavoro. All’inizio ti sembrerà di aver perso 20 minuti.

4. SE NON PUOI ELIMINARLE, FATTELE AMICHE!

Parlo di distrazioni, interruzioni, imprevisti. Se non puoi eliminarli, fatteli amici. E come si fa? Come si fa con un amico:

Accogliendoli con un sorriso: almeno il più possibile e magari motivandosi con il fatto che tanto ci sono già per cui…
Invitandoli per due chiacchiere: si tratta di dar loro un appuntamento. Devi parlarci e rinviare in modo concreto (quindi devi segnare quando darai retta a quell’imprevisto lì). L’imprevisto resta ma almeno tu non ci metti più ansia di quella necessaria.
Dicendo la verità: ammettilo, quello che ci da più fastidio in un’interruzione o in una richiesta non aspettata è anche il nervoso che ci nasce per dover dir di no. E quanto tempo sprechiamo a cercare le scuse, a parlarne con altri colleghi per avere una sponda delle nostre ragioni. In fondo è meglio essere taglienti e dire subito in che tempi potremo occuparcene. Quindi taglienti sull’oggetto della questione, cordiali sulla gestione della relazione: Guarda fammi vedere. «Devo fare queste quattro cose, poi ho una riunione. Posso farcela per domani mattina alle 10.00. Può andare? Di più non ce la faccio?».
Accettando il fatto che un amico se la possa prendere: un imprevisto e chi lo porterà potrebbe non reagire bene a qualche rinvio. Ma se ne farà una ragione. Arrabbiarsi perché non ha capito quando magari era anche “alterato”, e quindi non in sé, non aiuta molto. Devi ripeterti che ci sta. Devi dirti che le relazioni si costruiscono sui tempi lunghi e quindi che poi ci si capirà, se non sei stato maleducato, irrazionale, egoista, sui tempi lunghi si capirà.

5. COME IL SUDOKU: si completa pian piano.

I trucchi di prima non vanno discussi con i tuoi capi ma applicati alla tua quotidianità. All’inizio ci sarà molta fatica, poco apprezzamento e forse qualche derisione. Ma alla fine parleranno i risultati: quando una persona va via soddisfatta del suo lavoro e avendo concluso bene quello che si era ripromessa, rispettando le scadenze dell’azienda, ben presto sarà ricercata, ammirata. Non si tratta di essere ingenuotti da quattro soldi o codardi nel reagire. Si tratta prima di tutto di rispettare la mia identità, le mie esigenze: è il lavoro che nobilita l’uomo, non il posto di lavoro. Cioè è il mio “lavorare” che mi nobilita, il posto di lavoro è condizione necessaria ma non sufficiente. Io faccio tutto questo per me. Per guardarmi allo specchio con dignità e senza inventare giustificazioni. E la dignità porta frutti nel tempo. Sempre.

Gigi Cotichella

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